Come usare questa guidaRicerca, sezioni apribili e lettura per casi operativi.
Parti dal problema operativo: “devo registrare una fattura”, “devo pagare un saldo”, “devo usare una nota credito”, “non capisco perché un valore cambia”. Usa il campo cerca e apri solo i capitoli pertinenti.
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- Dettaglio record: quando un valore non torna, è il primo punto da controllare.
Mappa logiche principaliChe differenza c’è tra costo, pagamento, saldo operativo, stato e cassa.
Vintro separa quattro piani. Confonderli è la causa principale degli errori operativi.
| Concetto | Significato | Cosa modifica | Cosa non modifica |
|---|---|---|---|
| Documento | Fattura, nota credito, rimborso, F24 o altro documento amministrativo. | Costi, riduzioni costo, saldo operativo e scadenze. | Non prova da solo che ci sia stato un pagamento. |
| Pagamento | Movimento reale registrato quando esce denaro. | Pagato totale, saldo residuo, flusso di cassa reale. | Non crea un secondo costo. |
| Saldo operativo | Quanto resta da chiudere considerando pagamenti, rettifiche e crediti usati. | Documenti aperti, Pagamenti, Scadenziario, Dashboard. | Non coincide sempre con lo stato tecnico DB. |
| Stato documento | Stato tecnico salvato sul documento. | Storico e classificazione del record. | Non sempre rappresenta la chiusura operativa se esistono crediti o rettifiche. |
| Competenza | Periodo in cui un costo o ricavo appartiene alla gestione. | Dashboard, Controllo costi, Budget, Report. | Non coincide per forza con la data di pagamento. |
| Cassa reale | Entrate registrate meno pagamenti realmente effettuati nel periodo. | Card Flusso cassa reale. | Non è il margine economico. |
DocumentiRegistrazione fatture, tipo documento, categorie, stato operativo e validazione.
La pagina Documenti è il punto in cui nascono costi, riduzioni costo e riferimenti amministrativi. Il campo più importante è Tipo documento, perché determina se il record aumenta i costi, li riduce o resta informativo.
Effetto del tipo documento
| Effetto | Quando usarlo | Conseguenza operativa |
|---|---|---|
| Aumenta costi | Fattura, F24 o documento che genera un costo. | Aumenta i costi del periodo e, se non pagato, crea saldo operativo aperto. |
| Riduce costi | Nota credito, rimborso o rettifica favorevole. | Riduce costi o saldo operativo secondo il collegamento scelto. |
| Informativo | Documento da tracciare ma senza impatto gestionale diretto. | Resta consultabile senza alterare costi o pagamenti. |
Fornitore e categoria
Se il fornitore ha una categoria associata, la categoria può essere proposta automaticamente. Se il fornitore è assente, l’operatore sceglie manualmente la categoria. La categoria alimenta Controllo costi e Budget tramite mappatura.
Documento soggetto a verifica
Questa opzione manda il documento nella sezione Documenti da validare. La validazione conferma la correttezza del record, ma non equivale a pagamento e non cambia il costo se i dati economici restano invariati.
Modifica, annulla, ripristina
- Modifica: aggiorna il record e può cambiare costi, categoria, scadenza, saldo o filtri se tocchi campi economici o classificatori.
- Annulla: mantiene lo storico ma il record non deve più essere conteggiato come attivo.
- Ripristina: riporta il record tra quelli attivi, se le regole operative lo consentono.
Note credito e crediti anticipatiRettifiche collegate, credito a scalare e differenza rispetto ai pagamenti.
Le note credito non sono pagamenti. Sono documenti che riducono un costo o creano credito da usare. Vintro gestisce due casi diversi.
Nota credito collegata
Si usa quando una nota credito rettifica una fattura già registrata. Riduce il saldo operativo della fattura collegata e impedisce pagamenti superiori al saldo residuo corretto.
Credito anticipato a scalare
Si usa quando il fornitore riconosce un credito prima che esistano le fatture future. Il credito riduce i costi quando viene registrato. Quando viene usato su una fattura, riduce solo il saldo operativo della fattura e non viene conteggiato una seconda volta come riduzione costo.
Corretto
Registrare la nota credito anticipata in Documenti e usare il credito dal dettaglio della fattura compatibile.
Errato
Registrare l’uso del credito come pagamento: non è uscita di cassa e falserebbe il flusso cassa.
Compatibilità
Il credito può essere usato solo su fatture compatibili per società, locale e fornitore. Il sistema deve bloccare importi superiori al saldo fattura o al credito residuo.
PagamentiAcconti, saldi, annullamenti, ripristini, rate ricorrenti e affitti.
La pagina Pagamenti registra movimenti reali. Un pagamento non crea un nuovo costo: chiude tutto o parte di un saldo operativo aperto.
Documento da pagare
- Un pagamento parziale riduce il saldo e porta lo stato operativo a parziale.
- Un saldo finale porta il saldo operativo a zero e rimuove il documento dalle liste da pagare.
- Il sistema deve bloccare un pagamento superiore al saldo residuo.
Lista pagamenti
Mostra pagamenti attivi e annullati. I pagamenti annullati restano nello storico, ma non vengono conteggiati nei saldi.
Costi ricorrenti e affitti
Il pagamento chiude la rata o il canone del periodo di competenza. Le rate future non devono comparire come da pagare salvo filtro esplicito sulle prossime scadenze.
ScadenziarioCosa è aperto, scaduto, corrente o futuro.
Lo Scadenziario è la lista operativa delle cose da gestire. Unisce documenti, costi ricorrenti e affitti.
- Documenti: entrano se hanno saldo operativo aperto e scadenza rilevante.
- Costi ricorrenti: entrano quando la rata è operativa per il periodo.
- Affitti: entrano quando il canone è operativo per il periodo.
Il filtro Mostra prossime scadenze allarga la vista alle scadenze future. Senza filtro, la pagina deve aiutare l’operatore a lavorare sulle scadenze correnti o arretrate.
Ricavi e ammanchiInserimenti mensili, aggiungi/sovrascrivi e impatto sul margine.
I ricavi alimentano Dashboard, margine e Report. Non devono alterare il Controllo costi, che resta focalizzato sui costi.
Aggiungi o sovrascrivi
- Aggiungi: registra un nuovo inserimento sommato allo storico del mese.
- Sovrascrivi: corregge il totale del mese sostituendo il valore precedente.
Ammanchi
Un ammanco può essere rettifica negativa dei ricavi oppure voce informativa. La scelta cambia il margine e va mantenuta coerente.
Budget e controllo costiCategorie budget, mappature, consuntivo, scostamenti e flussi.
Il Budget definisce obiettivi mensili per locale e categoria budget. Il Controllo costi confronta consuntivo, budget e scostamenti.
Mappature costo → budget
Le categorie reali dei documenti vanno collegate alle categorie budget operative. Se manca la mappatura, il consuntivo può risultare incompleto o non confrontabile.
Flusso costi consolidato
Distingue documenti, costi ricorrenti e affitti. I pagamenti non duplicano il costo: spostano importi da aperto a pagato.
Flusso cassa reale
Mostra entrate registrate, uscite realmente pagate e saldo cassa periodo. È cassa, non competenza economica.
Dashboard e reportCome leggere KPI, documenti aperti, margini e analisi direzionali.
La Dashboard è il controllo rapido del periodo. Report e Controllo costi servono per analisi più specifiche.
| Sezione | Domanda a cui risponde | Nota |
|---|---|---|
| Dashboard | Come siamo messi adesso? | Vista sintetica di ricavi, costi, margine, scadenze e documenti aperti. |
| Controllo costi | Da dove arrivano i costi? | Analizza composizione, budget, scostamenti e flusso costi. |
| Report | Come sta andando il periodo rispetto ad altri periodi o locali? | Vista direzionale e di confronto. |
ImpostazioniVoci che alimentano dropdown, calcoli e collegamenti.
Le Impostazioni non sono solo anagrafiche. Alcune voci cambiano il comportamento operativo del gestionale.
| Impostazione | A cosa serve | Effetto se la modifichi |
|---|---|---|
| Tipi documento | Definiscono effetto costi e macrocategoria. | Cambia il comportamento dei nuovi documenti e, se gestito sui dati esistenti, può cambiare letture operative. |
| Categorie costo | Classificano documenti e fornitori. | Cambiano analisi per categoria e mappature budget. |
| Categorie budget | Definiscono obiettivi operativi. | Cambiano dropdown Budget e mappature. |
| Frequenze periodiche | Calcolano rate/canoni. | Cambiano le prossime scadenze generate. |
| Metodi, banche, soggetti | Classificano pagamenti. | Cambiano la lettura della cassa e la tracciabilità. |
Utenti, ruoli e logPermessi applicativi e ricostruzione delle operazioni.
Utenti/Ruoli definisce chi può leggere, creare, modificare, annullare, ripristinare o gestire i moduli. Il Log attività ricostruisce chi ha fatto cosa e quando.
- Utente disattivato: non dovrebbe essere usato per nuove operazioni.
- Ruolo: determina i permessi visibili e operativi.
- Log: serve per controllo interno, non sostituisce il dettaglio completo del record.
FAQ operative: cosa succede se...Domande frequenti per capire conseguenze e collegamenti.
D: Cosa succede se registro una fattura non pagata?
R: Aumenta i costi del periodo e crea un saldo operativo aperto. La ritrovi in Documenti, Pagamenti da gestire, Scadenziario e Dashboard nei documenti aperti.
D: Cosa succede se registro una fattura già pagata?
R: Nasce il documento e viene registrato anche il pagamento collegato. Il costo entra nel periodo, ma il saldo operativo risulta chiuso.
D: Cosa succede se modifico l’importo di una fattura?
R: Cambiano costo del periodo, saldo operativo, eventuale stato operativo e valori collegati in Dashboard, Controllo costi, Budget e Report. Se esistono pagamenti, il sistema deve impedire incoerenze sopra il saldo.
D: Cosa succede se modifico la data documento?
R: Il documento può spostarsi in un altro periodo di analisi. Cambiano Dashboard, Report e Controllo costi se filtrati per mese o periodo.
D: Cosa succede se modifico la scadenza di una fattura aperta?
R: Cambia la posizione nello Scadenziario e nei documenti aperti. Può passare da scaduta a futura o viceversa.
D: Cosa succede se modifico il locale di un documento?
R: Il costo e il saldo operativo si spostano sul nuovo locale. Cambiano filtri locale, confronti locali, Dashboard e Controllo costi.
D: Cosa succede se modifico la categoria costo di un documento?
R: Il costo cambia categoria nei report e nel Controllo costi. Se la categoria è mappata a budget diverso, cambia anche il consuntivo budget.
D: Cosa succede se scelgo un tipo documento che riduce i costi?
R: Il record viene trattato come nota credito, rimborso o rettifica. Non deve essere pagato come una fattura normale; deve ridurre costi o saldo operativo secondo la logica scelta.
D: Cosa succede se collego una nota credito a una fattura?
R: La nota credito riduce il saldo operativo della fattura collegata. Il sistema deve bloccare rettifiche superiori al saldo rettificabile.
D: Cosa succede se provo a collegare una nota credito a un documento non compatibile?
R: L’operazione deve essere bloccata o il documento non deve comparire tra quelli collegabili. Compatibilità significa stessa società, locale e fornitore quando previsto.
D: Cosa succede se registro un credito anticipato?
R: Il credito riduce i costi quando viene registrato. Resta disponibile da usare manualmente su fatture future compatibili.
D: Cosa succede se uso un credito anticipato su una fattura?
R: Diminuisce il saldo operativo della fattura. Non viene registrato un pagamento e non si riducono i costi una seconda volta.
D: Cosa succede se uso tutto il credito anticipato?
R: Il credito residuo diventa zero e il credito non deve più essere proposto sulle fatture compatibili. Nel dettaglio credito resta lo storico degli utilizzi.
D: Cosa succede se annullo l’utilizzo di un credito?
R: L’utilizzo resta nello storico ma non viene conteggiato. Il saldo operativo della fattura aumenta di nuovo e il credito residuo torna disponibile.
D: Cosa succede se pago parzialmente una fattura?
R: Il pagato aumenta, il saldo operativo diminuisce e lo stato operativo diventa parziale. La fattura resta tra quelle da gestire fino a saldo zero.
D: Cosa succede se saldo completamente una fattura?
R: Il saldo operativo diventa zero e il documento non deve più apparire tra quelli da pagare. Il pagamento resta nella Lista pagamenti.
D: Cosa succede se provo a pagare più del saldo residuo?
R: Il sistema deve bloccare l’operazione. Il massimo pagabile è il saldo operativo residuo, al netto di pagamenti, rettifiche e crediti.
D: Cosa succede se annullo un pagamento?
R: Il pagamento resta nello storico ma non viene conteggiato. Il saldo operativo torna ad aumentare e il documento può ricomparire tra quelli da pagare.
D: Cosa succede se ripristino un pagamento annullato?
R: Il pagamento torna attivo solo se non supera il saldo residuo. Se lo supera, il ripristino deve essere bloccato.
D: Cosa succede se cancello o annullo un documento già pagato?
R: Il documento non deve più contribuire ai costi attivi. I pagamenti collegati vanno controllati nello storico per evitare letture incoerenti.
D: Cosa succede se segno un documento “da controllare”?
R: Entra nella sezione Documenti da validare. Questo non deve creare un doppio costo e non equivale a pagamento.
D: Cosa succede se valido un documento da controllare?
R: Il documento esce dalla lista da validare. I valori economici restano quelli già registrati, salvo altre modifiche.
D: Cosa succede se creo una categoria costo nuova?
R: Diventa disponibile per documenti e fornitori. Per usarla nel Budget serve anche la mappatura verso una categoria budget.
D: Cosa succede se creo una categoria budget nuova?
R: Diventa disponibile nella pagina Budget e nelle mappature. Non cambia i costi già registrati finché non viene usata o collegata.
D: Cosa succede se una categoria costo non è mappata al budget?
R: Il consuntivo budget può risultare incompleto o non classificato. Va completata la mappatura in Impostazioni.
D: Cosa succede se cambio la mappatura costo → budget?
R: I costi di quella categoria vengono letti sotto la nuova categoria budget nei confronti consuntivo/budget.
D: Cosa succede se imposto un budget mensile?
R: Definisci il valore obiettivo per mese, locale e categoria. Il consuntivo viene confrontato con questo importo.
D: Cosa succede se il consuntivo supera il budget?
R: Il sistema deve evidenziare lo sforamento. Il controllo dipende dalla categoria budget e dal periodo selezionato.
D: Cosa succede se registro una rata di costo ricorrente?
R: La rata entra nel flusso costi per competenza. Quando viene pagata, si sposta da aperta a pagata senza duplicare il costo.
D: Cosa succede se pago un affitto?
R: Il canone del periodo viene chiuso come pagato. Il costo resta di competenza del periodo, il pagamento entra nella cassa reale.
D: Cosa succede se attivo “Mostra prossime scadenze”?
R: Vedi anche rate, canoni o documenti futuri. Senza quel filtro, la pagina deve concentrarsi su scadenze correnti o arretrate.
D: Cosa succede se registro ricavi del mese?
R: Aumentano ricavi e margine in Dashboard e Report. Il Controllo costi non cambia perché analizza i costi.
D: Cosa succede se uso “Aggiungi” nei ricavi?
R: L’importo viene sommato agli inserimenti già presenti per il mese/locale.
D: Cosa succede se uso “Sovrascrivi” nei ricavi?
R: Il valore del mese viene corretto/sostituito. Va usato quando vuoi rettificare il totale, non aggiungere un nuovo incasso.
D: Cosa succede se registro un ammanco come rettifica ricavi?
R: Il margine peggiora perché i ricavi netti vengono ridotti.
D: Cosa succede se registro un ammanco come informativo?
R: Resta tracciato ma non dovrebbe ridurre i ricavi operativi. Va usato solo se l’ammanco non deve incidere sul margine.
D: Cosa succede se cambio un tipo documento nelle Impostazioni?
R: Cambi la logica dei nuovi documenti che useranno quel tipo. Sui dati storici va fatta attenzione perché può cambiare la lettura gestionale se il sistema rilegge quel tipo.
D: Cosa succede se disattivo una voce di impostazione?
R: Di norma non deve più comparire nei nuovi dropdown, ma i record storici che la usano devono restare leggibili.
D: Cosa succede se cambio ruolo a un utente?
R: Cambiano i permessi applicativi su lettura, creazione, modifica, annullamento, ripristino o gestione dei moduli.
D: Cosa succede se disattivo un utente?
R: L’utente non dovrebbe essere usato per nuove operazioni. Lo storico delle operazioni già fatte resta nel Log.
D: Cosa succede quando faccio un’operazione importante?
R: Il Log attività registra chi ha fatto cosa, quando e su quale entità, con descrizione sintetica.
D: Dove controllo se un valore non torna?
R: Prima apri il dettaglio del record. Poi verifica Dashboard, Pagamenti, Scadenziario, Controllo costi o Budget in base al tipo di dato.